Abläufe aufnehmen
Wir zeichnen den heutigen Ablauf auf: Wer macht was, mit welchen Programmen, in welcher Reihenfolge? Erst danach steht fest, welcher Schritt sich automatisieren lässt.
Für Unternehmen in Bielefeld, OWL und online
KI-Agenten & Prozessautomatisierung für den Mittelstand
Weniger übertragen. Mehr Zeit für Ihre Aufgaben.
Vieles, was in Ihrem Betrieb täglich Zeit kostet, folgt festen Mustern: Anfragen erfassen, Daten übertragen, Entwürfe schreiben. Genau solche Schritte können KI-Agenten und Automatisierungen übernehmen – mit Grenzen, die Sie festlegen.
Mit einem Ablauf starten · Freigaben und Zuständigkeiten festlegen
KI-generierte Beispielszene
Typische Ausgangslage
Wo Automatisierung ansetzt
- Mehrfache Dateneingabe: Dieselbe Bestellung oder Anfrage wird nacheinander in E-Mail, Tabelle und Fachprogramm eingetragen.
- Anfragen ohne festen Weg: Was über Telefon, E-Mail und Website hereinkommt, muss von Hand gesichtet und verteilt werden.
- Immer gleiche Antworten: Ihr Team schreibt täglich ähnliche E-Mails – jedes Mal neu formuliert.
- Vorarbeit frisst den Tag: Vor Angeboten, Terminen oder Berichten steht stundenlanges Zusammensuchen von Informationen.
Das übernehme ich für Sie
Vom Ablauf zur eingerichteten Lösung
Agenten einrichten
Ein Agent bekommt eine klar umrissene Aufgabe – etwa Anfragen einordnen oder Antwortentwürfe vorbereiten – samt dem Wissen und den Grenzen, die dazu gehören.
Programme verbinden
Damit Informationen nicht mehr von Hand übertragen werden müssen, verbinde ich Ihre vorhandenen Programme, wo das technisch sauber möglich ist.
Freigaben und Dokumentation
Jeder Ablauf erhält definierte Prüfpunkte und eine verständliche Dokumentation: was automatisch läuft, was Ihr Team freigibt und wie sich alles anhalten lässt.
Je nach Aufgabe kommen dafür etablierte Plattformen in Frage – zum Beispiel Base44 oder Lovable für kleine interne Werkzeuge. Welche Lösung passt, entscheidet der Einzelfall; die Nennung ist keine Leistungszusage eines Anbieters.
Vorgehen
In vier Schritten zum laufenden Ablauf
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Ablauf auswählen
Wir starten mit einem Ablauf, der regelmäßig Zeit kostet und sich gut abgrenzen lässt.
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Pilot bauen und testen
Wir testen mit Testdaten oder freigegebenen Beispielen, einschließlich unvollständiger und schwieriger Anfragen.
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Sauber einrichten
Bewährt sich der Pilot, wird die Lösung mit Freigaben, Zugriffsrechten und Dokumentation eingerichtet.
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Betreuen und erweitern
Im vereinbarten Rahmen prüfe ich, ob alles läuft, und erweitere den Ablauf, wenn es sich lohnt.
Beispiel-Szenario
Beispiel: Website-Anfragen ohne Abtippen
In einem Dienstleistungsbetrieb landen Website-Anfragen bisher als E-Mail im Sammelpostfach und werden von Hand in eine Tabelle übertragen. Ein möglicher Ablauf übernimmt vorhandene Angaben in die Kundenliste, gleicht sie mit freigegebenen Informationen ab und markiert fehlende Details. Das Team erhält eine Zusammenfassung, Rückfragen und einen vorgeschlagenen nächsten Schritt. Es prüft die Angaben und entscheidet, was an den Kunden geht. Ein veranschaulichendes Beispiel, kein Kundenprojekt.
Häufige Fragen
Fragen zu Agenten und Automatisierung
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Agenten und einem Chatbot?
Ein Chatbot beantwortet Fragen im Gespräch. Ein KI-Agent erledigt darüber hinaus definierte Arbeitsschritte: Er kann Informationen aus einer Anfrage herausziehen, in Ihr System eintragen und einen Entwurf für die Antwort vorbereiten – innerhalb klar festgelegter Grenzen.
Behalten wir die Kontrolle über automatisierte Abläufe?
Ja, das ist Grundprinzip jeder Lösung: Für jeden Ablauf legen wir fest, was automatisch passiert und an welcher Stelle ein Mensch prüft oder freigibt. Kritische Schritte – etwa Zusagen an Kunden oder Preise – bleiben bei Ihrem Team.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Nicht zwingend. Zuerst prüfen wir, was sich mit Ihren vorhandenen Programmen verbinden lässt. Wo ein zusätzliches Werkzeug nötig ist, vergleiche ich Optionen und erkläre laufende Kosten, bevor Sie entscheiden.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Fehler lassen sich nie ganz ausschließen – deshalb bauen wir Prüfpunkte ein und starten mit einem Pilotbetrieb, in dem Ergebnisse kontrolliert werden. Zusätzlich wird dokumentiert, wie der Ablauf funktioniert und wie er sich anhalten lässt.
Nächster Schritt
Was möchten Sie für Ihren Betrieb verbessern?
Ob Website, digitale Lösung, Telefonassistenz oder KI-Agent: Erzählen Sie mir, was Sie vorhaben oder wo es im Alltag hakt. Im kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch klären wir einen passenden nächsten Schritt.